Domů Software Projektové řízení krok za krokem

Projektové řízení krok za krokem

0 294

Projektové řízení. Termín, který se stal běžnou součástí firemní komunikace. Co se pod ním skrývá? Pojďme se společně kouknout na jeho základní pilíře.

Ať vědomě nebo ne, všichni praktikujeme „projektové řízení“ téměř na denní bázi. Například když si naplánujeme, že půjdeme cestou z práce nakoupit a doma uvaříme večeři. V manažerské praxi má však životní cyklus projektu své specifické fáze a za realizací těchto fází stojí klíčoví aktéři projektu.

 

Předprojektová fáze aneb než začnete

Předtím, než spustíte realizaci jakéhokoliv projektu, je dobré věnovat čas tzv. předprojektové fázi. Součástí předprojektové fáze je vytvoření základních předpokladů pro realizaci projektu. Jedná se zejména o stanovení cílů, návrh milníků, stanovení potřeb a požadavků, předběžného časového harmonogramu a také nákladů. Předprojektová fáze obvykle trvá od prvotní myšlenky na projekt až do jeho reálného zahájení.

Pokud jste se tedy rozhodli uvařit večeři, potřebujete si rozmyslet, co budete vařit, jaké suroviny potřebujete koupit a kolik vás to bude stát. Milníkem může být třeba návštěva supermarketu cestou z práce a deadline šestá hodina večer, kdy dorazí hosté.

 

Plánování

Pokud již znáte cíl nebo cíle projektu, je potřeba rozpracovat jednotlivé dílčí kroky, které vás k cíli projektu dovedou. Dílčí kroky by ideálně měly být rozloženy na úkoly a aktivity, které by už měly mít své časové ohraničení. Výstupem plánovací fáze by měl být podrobný harmonogram projektu s vyznačenými milníky.

Takže nakoupíte v supermarketu ABC v 16:30, v 17:00 budete mít nakrájenou veškerou zeleninu, v 17:30 dáte všechno vařit a v 18:00 můžete servírovat.

 

Realizace

S harmonogramem v ruce se už můžete pustit do samotné realizace projektu. V této fázi je klíčovým prvkem komunikace, a to nejen s realizačním týmem, ale také s případnými externími dodavateli. Zároveň je nutné sledovat časový plán a rozpočet. Počítejte s tím, že se od harmonogramu budete v realizační fázi drobně odchylovat. To je zcela běžné, realizací vdechujete projektu život a to znamená, že se může a také pravděpodobně bude lehce měnit.

Nyní jste ve fázi, kdy skutečně nakupujete, domlouváte se s prodavačkou a krájíte zeleninu.

 

Monitorování

Při realizaci projektu hraje monitorování velmi důležitou roli. Pomocí monitoringu totiž můžete včas odhalit rizikový vývoj například v oblasti nákladů či časového harmonogramu projektu. Pokud začnete situaci řešit a přijmete dílčí opatření, zamezíte tím větším odchylkám od harmonogramu a cílů projektu.

Pokud například maso stojí trojnásobně více, než jste čekali, můžete upravit recept tak, abyste nepřesáhli svůj rozpočet.

 

Uzavření

Po ukončení realizace je projekt nutné vhodně uzavřít. Jak takové uzavření projektu vypadá? Spočívá především ve vyhodnocení projektu a případně v zaznamenání zpětné vazby od členů realizačního týmu a externích dodavatelů. Výstupem z uzavření projektu je nejčastěji závěrečná dokumentace ve formě písemné zprávy o projektu.

Chutnalo vašim hostům? Jestli ano, určitě stejný recept ještě někdy rádi využijete.

 

Tip: Pro řízení menších i větších projektů je dobré využít CRM software. Vyzkoušet můžete například český nástroj Lamael.

 

Hodí se tento postup pro každý projekt?

Každý projekt je specifický, ať už svým cílem nebo projektovým týmem. Proto nelze výše popsaný návod považovat za jediný správný. Vždy je dobré si metodiky řízení projektů trochu přizpůsobit vlastním potřebám a možnostem. Můžete také využít tzv. agilní přístup k projektovému řízení, který je pružnější a cíle projektu jsou upřesňovány v jeho průběhu. Pokud při rozhodování, jakým způsobem svůj projekt řídit, tápete, věřte své intuici. Vy znáte svůj projekt nejlépe, a proto také dokážete nejlépe posoudit, jaký přístup řízení se k němu nejvíce hodí.